La Hoja de Ruta Digital no es una fotografía del documento de papel ni un archivo creado a última hora y enviado por correo.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece una serie de requisitos destinados a garantizar que el documento sea accesible, íntegro, trazable y verificable durante una inspección.
Estos son los puntos que realmente importan.
¿Qué formato debe tener?
La hoja de ruta debe materializarse en un fichero:
- En formato PDF.
- Con un tamaño máximo de 5 MB.
- Generado de forma nativa digital.
- Con la fecha y hora de creación incorporadas como metadatos.
- Con la fecha y hora de modificación, cuando exista una actualización.
- Con un código QR incluido en el propio PDF.
El PDF debe generarse transformando datos estructurados almacenados en una aplicación informática. La Resolución excluye expresamente los documentos obtenidos mediante el escaneo de un papel o a partir de imágenes digitalizadas. Requisitos técnicos del DeCA
Por eso, escanear la antigua hoja de ruta no sirve. Tampoco debe confundirse un PDF aparentemente correcto con un documento conforme: debe existir detrás un proceso digital capaz de registrar su creación, sus modificaciones y su almacenamiento.
¿Cómo debe funcionar el código QR?
Cada documento debe tener una URL única y específica. Esa dirección debe:
- Utilizar HTTPS con TLS 1.2 o superior.
- Estar asociada al documento concreto.
- Permitir la descarga directa del PDF.
- Permanecer operativa durante todo el servicio.
- No exigir usuario, contraseña ni autenticación.
- No conducir a una pantalla con botones o pasos intermedios.
La URL puede incorporar tokens, cifrado o mecanismos de caducidad, siempre que esas medidas no impidan la descarga directa ni provoquen que el enlace expire antes de terminar el servicio.
Dicho de manera sencilla: el agente escanea el QR y obtiene el PDF. Sin gymkanas digitales, registros ni el clásico botón de descarga escondido detrás de tres menús.
¿Qué debe hacer el conductor durante una inspección?
El conductor debe presentar el documento con su QR o, en su defecto, el propio código QR.
Puede mostrarlo desde un móvil o una tableta, o entregar una copia impresa que contenga el código. El agente podrá utilizar ese QR para descargar el PDF almacenado en el repositorio.
Por eso es recomendable que el conductor lleve también una copia descargada en su dispositivo. Puede resultar útil cuando la cobertura sea limitada, aunque la URL tendrá que seguir disponible para que el agente pueda realizar la verificación reglamentaria.
¿Puede modificarse durante el viaje?
Sí, pero la modificación debe hacerse digitalmente y mantener la trazabilidad.
La Resolución establece dos alternativas:
- Modificar el PDF existente.
Se incorporan los datos nuevos y el motivo del cambio, conservando los anteriores e indicando claramente que ya no son válidos. El documento mantiene su URL y su QR. - Generar un nuevo PDF.
El nuevo documento tendrá otra URL y otro código QR. En este caso debe conservarse también el fichero original.
En cualquiera de los dos supuestos, el documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.
Esto permite resolver correctamente situaciones habituales, como un cambio de vehículo por avería, la sustitución del conductor o una modificación justificada del itinerario. Lo que no resulta válido es corregir a bolígrafo una copia impresa y considerar modificado el documento electrónico.
¿Es obligatoria la firma electrónica?
No, con carácter general.
La Orden FOM/1230/2013 no exige firma para la validez de la hoja de ruta y la Resolución de 5 de junio de 2026 confirma expresamente que la firma del DeCA no es obligatoria.
Si el mismo documento se utiliza también con finalidad contractual y debe firmarse, habrá que utilizar como mínimo una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS. También será válida una firma electrónica cualificada. Apartado cuarto de la Resolución
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse?
La empresa transportista debe conservar cada fichero electrónico durante al menos un año.
La URL deberá permitir la descarga durante todo el servicio. Una vez transcurridos siete días naturales desde su finalización, la plataforma puede desactivar la descarga a través de esa dirección.
Son dos plazos diferentes:
- Accesibilidad mediante la URL: durante el servicio y, como mínimo, hasta que hayan transcurrido siete días naturales desde su finalización.
- Conservación del documento: al menos un año.
Desactivar el enlace no permite borrar el documento. El fichero debe continuar custodiado y disponible para los controles y requerimientos que puedan producirse durante el periodo legal.
¿Tiene que estar homologada la plataforma?
La Resolución no establece un registro previo de aplicaciones ni obliga a comunicar el dominio del repositorio. De hecho, indica expresamente que el dominio puede ser cualquiera y que no requiere comunicación previa.
Por tanto, resulta más preciso hablar de una solución conforme con la normativa que de una plataforma “homologada”, salvo que exista una certificación oficial específica que pueda acreditarse.
Lo relevante es que la aplicación cumpla todos los requisitos técnicos y operativos: generación previa al servicio, PDF nativo, QR, URL HTTPS, descarga directa, registro de modificaciones, trazabilidad y conservación.
Prepararse significa probar todo el recorrido
No basta con comprobar que la oficina puede generar un PDF. Hay que verificar el proceso completo:
- Crear la hoja de ruta.
- Entregarla al conductor.
- Abrirla desde su teléfono.
- Escanear el QR.
- Descargar el PDF sin identificarse.
- Modificar un dato y conservar el histórico.
- Recuperar el documento meses después.
Cuando todo ese recorrido funciona, la inspección se convierte en un trámite sencillo. Cuando falla, normalmente no falla “la digitalización”: falla el enlace, el permiso, la versión o la cobertura. Justo las cosas que conviene descubrir antes del 5 de octubre.
Comprueba que tu sistema no solo genera documentos, sino que responde correctamente cuando el conductor y la inspección realmente lo necesitan.
