El transporte discrecional de viajeros se prepara para dejar atrás definitivamente la hoja de ruta tradicional en papel.
Desde el 5 de octubre de 2026, la hoja de ruta regulada por la Orden FOM/1230/2013 deberá ser digital. No se trata simplemente de rellenar el mismo documento en Word o escanear una hoja firmada: la normativa exige un documento electrónico generado desde una aplicación informática y con unas características técnicas concretas.
La buena noticia es que el cambio puede simplificar mucho la gestión diaria si se aborda con tiempo y con una herramienta adecuada.
¿Quién está obligado a generar la Hoja de Ruta Digital?
La obligación recae sobre la empresa transportista que realiza el servicio.
Es la empresa de autobuses o autocares la responsable de que la hoja de ruta:
- Contenga los datos obligatorios.
- Se genere antes del inicio efectivo del servicio.
- Se entregue al conductor.
- Se conserve durante el plazo legal.
- Pueda mostrarse y descargarse durante una inspección.
Una agencia de viajes, un colegio, una empresa, un club deportivo o cualquier otro cliente pueden proporcionar los datos del desplazamiento, pero no sustituyen a la empresa transportista como responsable de la hoja de ruta.
La gestión material sí puede encargarse a una gestoría, plataforma o proveedor tecnológico. Es decir, otra entidad puede ayudar a generar y custodiar el documento, pero la responsabilidad administrativa continúa correspondiendo a la empresa que presta el transporte.
¿Qué servicios necesita hoja de ruta?
La Orden FOM/1230/2013 exige la hoja de ruta en los servicios de transporte público discrecional de viajeros por carretera. Entre ellos se encuentran, por ejemplo:
- Excursiones.
- Circuitos y servicios turísticos.
- Traslados y transfers.
- Servicios chárter.
- Viajes contratados por empresas, asociaciones o particulares.
- Servicios discrecionales contratados por colegios.
- Refuerzos o colaboraciones con determinados servicios regulares.
- Operaciones de cabotaje realizadas dentro de España.
La Resolución de 5 de junio de 2026 aclara que los documentos de control se exigen en los transportes interiores y que las operaciones de cabotaje dentro del territorio español también están incluidas. Los transportes internacionales que discurren parcialmente por España utilizan, en cambio, los documentos establecidos en los convenios internacionales aplicables. Resolución de 5 de junio de 2026
¿Qué servicios están exentos?
La Orden recoge expresamente dos supuestos de exención:
- Los vehículos adscritos a un servicio público regular de uso general, mientras realizan una expedición de ese servicio.
- Los vehículos de empresas titulares de una autorización de transporte regular de uso especial, mientras realizan una expedición incluida en dicha autorización.
Por tanto, no conviene afirmar de forma genérica que todo transporte escolar está exento. La exención depende de que se trate realmente de una expedición amparada por una autorización de transporte regular de uso especial. Un servicio escolar contratado como transporte discrecional puede quedar sujeto a la hoja de ruta. Artículo 1 de la Orden FOM/1230/2013
¿Cuándo debe generarse?
Siempre antes del inicio efectivo del servicio.
La aplicación utilizada debe registrar la fecha y la hora de creación del fichero. Si el documento se modifica, también debe quedar registrada la fecha y la hora de esa modificación.
No es suficiente con tener los datos apuntados, un borrador pendiente o una plantilla preparada. El documento debe estar generado y el conductor debe disponer de una copia antes de comenzar el viaje.
¿Qué datos debe incluir?
La hoja de ruta debe recoger, como mínimo:
- Nombre o razón social y NIF de la empresa transportista.
- Nombre o razón social y NIF del contratante.
- Origen, destino y fecha del servicio.
- Paradas intermedias cuando sean exigibles por la naturaleza del servicio.
- Matrícula del autobús.
- Nombre y NIF del conductor.
- Naturaleza del servicio.
Cuando se trate de un refuerzo de un servicio regular de uso general o de una colaboración con un transporte regular de uso especial, también debe identificarse el servicio correspondiente. Artículo 2 de la Orden FOM/1230/2013
¿Pueden incluirse varios servicios en un mismo documento?
Sí.
La Resolución permite agrupar varios servicios de viajeros en un único DeCA, siempre que los datos de cada uno estén claramente identificados.
Deberán diferenciarse, al menos, el origen, el destino, la fecha y la naturaleza de cada servicio. Si cambia el conductor o el vehículo, también habrá que indicar para cada servicio el conductor correspondiente y la matrícula utilizada.
Por tanto, la agrupación es posible, pero no puede convertir el documento en una sopa de datos donde nadie sepa qué autobús hizo qué viaje. La trazabilidad sigue mandando.
¿Puede llevarse impresa?
Sí. El conductor puede llevar:
- Una copia electrónica para mostrarla en un dispositivo móvil.
- Una copia impresa en papel.
En ambos casos debe aparecer el código QR. También se admite que el conductor disponga únicamente del QR como fichero independiente.
Lo decisivo no es si el conductor enseña una pantalla o un papel, sino que el documento original haya sido generado digitalmente y pueda descargarse mediante la URL asociada al QR. Apartado séptimo de la Resolución
Un cambio normativo que también puede mejorar la empresa
Digitalizar la hoja de ruta no debería significar cambiar una carpeta por veinte pantallas.
Una buena solución debe permitir crear el documento rápidamente, enviarlo al conductor, corregir incidencias, conservar el histórico y localizar cualquier servicio cuando sea necesario.
La obligación llega el 5 de octubre de 2026. Prepararse antes permitirá formar al equipo, importar los datos necesarios y probar el funcionamiento sin hacerlo todo el día anterior, cuando hasta la impresora parece ponerse de parte del enemigo.
Adapta ahora la gestión de tus hojas de ruta y llega al 5 de octubre con el sistema probado, el equipo preparado y todos los documentos bajo control.
